Was auch immer der Sektor ist: kein digitales Arbeiten ist nicht vorstellbar. Der Bildungssektor ist sicherlich keine Ausnahme. Digitale Bildung ist das Gebot der Stunde, was zum Teil auf COVID-19 zurückzuführen ist. Darüber hinaus werden digitale Lösungen und Systeme, mit denen sowohl Schüler als auch Eltern arbeiten können, voll akzeptiert. Nichtsdestotrotz gibt es im Bereich der Digitalisierung und digitalen Archivierung noch einige Herausforderungen für die Bildung.
Digitalisierung
An den Schulen sind viele Dokumente immer noch in Papierform zu finden. Zum Teil aus der Vergangenheit, aber oft werden auch heute noch Papierdokumente erstellt und archiviert. Denken Sie an Personalakten in Papierform, die noch nicht in ein digitales System integriert wurden. Denken Sie aber auch an (ehemalige) Studentenakten, die voller Diplome sind, die oft jahrelang aufbewahrt werden müssen. Abgesehen von der Tatsache, dass die Räume voll sind und zweifellos besser genutzt werden können, sind viele Maßnahmen erforderlich, um beispielsweise ein bestimmtes Diplom eines (ehemaligen) Studenten zu suchen und zu finden. Die sorgfältige Digitalisierung bietet eine Lösung für dieses Problem.
Digitale Archivierung
Sie endet jedoch nicht mit der Digitalisierung von Papierdokumenten. Oft fehlt ein gutes System für die digitale Archivierung. Die aktuellen Dokumentenverwaltungssysteme erfüllen die Anforderungen der GDPR an die ordnungsgemäße Archivierung von Dokumenten nicht vollständig. Ein System, in dem alle Informationen, aus welcher Quelle auch immer, archiviert werden; es gibt immer noch viele digitale Möglichkeiten für die Bildung.
Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungspolitik
Die automatische Verknüpfung von Aufbewahrungsfristen mit Dokumenten ist sehr wichtig, um eine solide Aufbewahrungspolitik umzusetzen. Wenn Sie dies pro Dokumenttyp erfassen und dann automatisieren, sind Sie vollständig konform mit GDPR und es werden keine unnötigen Daten gespeichert. Hinzu kommt, dass der Überblick oft verloren geht, auch digital. Es ist daher sehr wichtig, ein gutes Archivierungssystem zu haben, in dem Sie sowohl die Dokumente Ihrer Studenten als auch andere Verwaltungsprozesse sichern können.
Suchen, finden und teilen
Kommt es vor, dass ein Student ein Diplom benötigt? Oder ein Mitarbeiter, der ein bestimmtes Dokument aus seiner Personalakte anfordert? Manchmal sind es sogar ehemalige Arbeitnehmer, die noch ein Dokument über ihre Rente benötigen. Hier beginnt die Suche. Durch die Arbeit mit einer Anwendung wie AIR gehört das Suchen der Vergangenheit an. Da das System vollständig metadatengesteuert ist, können Sie leicht zu einem bestimmten Dokument navigieren und es konsultieren. Dann können Sie das Dokument sicher jemand anderem zur Verfügung stellen. Auch für jemanden, der nicht an Ihrer Schule arbeitet oder studiert. Indem Sie ein temporäres persönliches Archiv erstellen, geben Sie der anderen Person Zugriff auf das Dokument; mit vollständiger Protokollierung. Sie können es zeitlich begrenzen und der Kreis schließt sich. Sicher, effizient und effektiv.
Indem die Informationsflüsse innerhalb des Bildungssektors weiter digitalisiert und digital aufgesetzt werden, ergeben sich Optimierungen. Sehen Sie Chancen für Ihre Bildungseinrichtung? Wir freuen uns auf einen Gedankenaustausch mit Ihnen!
