Sind Personalakten erst einmal digitalisiert, lassen sie sich mit wenigen Schritten anreichern. Bei Archive IT nennen wir diesen Vorgang „Vitalisierung“. Mit einer vitalisierten Personalakte arbeiten Sie effizienter, haben einen besseren Überblick über Ihre Personalstruktur und vermeiden unnötige Fehler. Was das genau bedeutet und wie Sie dabei vorgehen, verraten wir Ihnen im folgenden Blogbeitrag.
Starten Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer Personalakten
Die Datenanreicherung Ihrer Personalakten beginnt erst einmal mit einer Ermittlung des Status Quo. Wie viele Personalakten gibt es? Wo werden sie gelagert? In einem Schrank im Büro oder bereits digital? Handelt es sich dabei um Personalakten von aktuellen Mitarbeitern oder gibt es auch Akten von Mitarbeitern, die das Unternehmen bereits verlassen haben? Weiß ich, wie lange ich diese Dateien aufbewahren muss und wie behalte ich den Überblick? Sind die Dateien DSGVO-konform? Haben die Mitarbeiter Zugang zu ihren eigenen Akten?
TIPP: Erstellen Sie eine Checkliste mit all diesen Fragen und haken Sie die einzelnen Punkte Schritt für Schritt ab.
Legen Sie Ziele für die Datenanreicherung der Personalakten fest – was wollen Sie damit erreichen?
Im nächsten Schritt sollten Sie sich genau überlegen, welche Ziele Sie mit der Datenanreicherung verbinden. Ein zentraler Anspruch: Der gesamte Prozess der Bearbeitung soll grundlegend vereinfacht werden. Vom Suchen und Finden der Akten über die Bearbeitung bis zur Weiterleitung an die richtigen Stellen im Unternehmen soll alles effizienter ablaufen.
Arbeiten Sie mit einem HR-System oder einem anderen System? Wer erhält welche Rechte zur Verwaltung/Einsichtnahme der Datei? In welcher Form möchte ich das digitale Dossier einsehen? Pro Datei, pro Dokumenttyp, pro Registerkarte? Ist es notwendig, die Akten der ehemaligen Mitarbeiter zu digitalisieren, oder wäre es eine Option, diese zu einem geringeren Preis sicher extern zu speichern?
Schritt-für-Schritt-Plan zur Vitalisierung
Nachdem die aktuelle Situation geklärt ist und Sie wissen, was Sie mit den Personalakten machen wollen, kann die Digitalisierung und Vitalisierung beginnen.
Die Personalakten werden nach Ihren Wünschen und Anforderungen digitalisiert. Die digitalisierte Datei ist zunächst ein flaches Bild. Anschließend wird das flache Bild in eine bearbeitbare Datei mit durchsuchbarem Text umgesetzt. Dies erleichtert die Suche, da Sie nun nach bestimmten Wörtern innerhalb der Datei suchen können, ohne die gesamte Datei durchgehen zu müssen.
Um die Dateien zu strukturieren, werden die Dokumenttypen und -formate festgelegt. Sie möchten z. B. die folgende Struktur in allen Akten beibehalten: Vertrag, Ausweiskopie, Zeugnisse, sonstige Dokumente. Die Dokumente werden dann von der Software in die richtige Kategorie eingeordnet. Auf diese Weise ist jede Datei auf die gleiche Weise strukturiert.
Schließlich werden die Informationen bestimmt, die Sie aus den Dokumenten extrahieren möchten. Zum Beispiel das Datum, an dem ein Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden ist. Sie werden dann benachrichtigt, wenn die Aufbewahrungsfrist (fast) abgelaufen ist, so dass Sie die Datei sicher vernichten können.
Vorteile der Vitalisierung
Die Vitalisierung hat mehrere Vorteile. Es bietet nicht nur ein strukturiertes Archiv, dass den Gesetzen und Vorschriften entspricht. Hat sich die Aufbewahrungsfrist von 5 auf 10 Jahre geändert? Dann lässt sich dies in der Aufbewahrungsrichtlinie leicht anpassen. Darüber hinaus können Sie leichter in den Dateien, aber auch über alle Dateien hinweg suchen, ohne jede Datei einzeln ansehen zu müssen. Wenn Sie zum Beispiel nach "Diplom" suchen, erhalten Sie eine Übersicht über alle gefundenen Diplome. Das spart eine Menge Zeit beim Suchen. Mit der Vitalisierung haben Sie immer ein aktuelles Archiv.
Möchten Sie sich austauschen oder können wir Sie beim Digitalisieren und Vitalisieren unterstützen? Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen dabei die beste Lösung für Ihre Akten zu finden!
