Die Tatsache, dass wir in große Mengen Papier digitalisieren, ist nichts Neues. Aber Daten können auch so ungeschickt wie Papier sein, wenn bestimmte Dinge nicht richtig durchdacht sind. Manchmal erweist es sich für Organisationen als schwierig, genau die Informationen zu finden, nach denen sie suchen. Denken Sie an spezifische Informationen in einer Patienten-, Kunden- oder anderen Akte von Hunderten von Seiten. Die Fähigkeit, Verbindungen herzustellen, die Verwendung von Metadaten und deren Speicherung auf die richtige Art und Weise und am richtigen Ort entscheiden darüber, ob die digitale Arbeit erfolgreich ist oder nicht. In diesem Blog möchten wir Ihnen mehr über intelligente Technologien erzählen, die das digitale Arbeiten und Archivieren erfolgreich machen.
OCR
OCR ist eine Technologie, bei der Text mittels Mustererkennung Buchstaben, Zahlen und Interpunktionszeichen aus einem Bild ‚liest‘. Es handelt sich dabei um eine Methode zur Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Versionen, damit sie dann bearbeitet oder archiviert werden können. Auf diese Weise wird ein Bild oder Dokument in ein digitales Dokument umgewandelt. Dies hat viele Vorteile, wie z.B. das Nachschlagen bestimmter Texte, Interpunktionszeichen oder Anpassungen. Ein Beispiel ist die Dokumentenerkennung und Gesichtserkennung eines Fotoarchivs. Es ermöglicht Ihnen auch, Text zu markieren und zu kopieren. Das OCR-Verfahren wird nicht nur bei der Digitalisierung von Dokumenten eingesetzt, sondern auch bei bereits digitalen Dokumenten. Diese Technik ist für eine erfolgreiche Digitalisierung unverzichtbar.
Vitaliserung
Durch die Vitalisierung von Daten werden unstrukturierte Daten in strukturierte Daten (Metadaten) umgewandelt. Es ist ein Sammelbegriff für die Verarbeitung digitaler Daten zu Informationen durch den Einsatz von Technologie. Dieses Verfahren erleichtert das Auffinden von Dokumenten und den Überblick. Die Vitalisierung besteht aus den folgenden Schritten:
Klassifizieren
Die Klassifikation ist der erste Schritt im Vitalisierungsprozess. Unter anderem mit Hilfe der Künstlichen Intelligenz (KI) wird die Art des Dokuments erkannt. Im Falle eines Personaldossiers kann dies z.B. ein VOG (Führungszeugnis), ein Bewilligungsantrag oder ähnliches sein. Diese Informationen werden dann mit dem Dokument verknüpft. Der nächste Schritt in diesem Prozess ist die Extraktion und Indexierung.
Extrahieren und Indizieren
Beim Extrahieren und Indexieren wird weiter spezifiziert, um welche Informationen es sich handelt, indem wichtige Informationen aus dem Text extrahiert und dann übersichtlich dargestellt werden. Wenn all diese Metadaten durch die Technologie automatisch bestimmten Dokumenten zugeordnet werden, erhält das Dokument einen Wert. Darüber hinaus wird geprüft, ob alle Informationen in einwandfreiem Zustand verarbeitet wurden.
Validierung und Export
Wenn alle Prozesse abgeschlossen sind und alle Informationen korrekt sind, werden die Daten in das gewünschte System exportiert. Durch das Hinzufügen intelligenter Technologien zu digitalen Dokumenten wird die Suche erleichtert. Aber es geht viel weiter als das. Links können dateiübergreifend erstellt werden. Denken Sie z.B. an die Möglichkeiten von Forschungsergebnissen in einer großen Anzahl von medizinischen Akten. Damit ist es auch möglich, gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu automatisieren und sicher umzusetzen.
Von physisch zu digital
Archive-IT ist seit vielen Jahren darauf spezialisiert, Organisationen beim Übergang vom physischen (Papier) zum digitalen Arbeiten zu begleiten. Aber das ist noch nicht alles: Mit Vitalizing unterstützen wir Organisationen beim Übergang von Daten zu Informationen. Durch das Hinzufügen von Metadaten können diese Daten auf gute Weise digital gespeichert werden. Unser AIR-System unterstützt alle Facetten der digitalen Archivierung und ermöglicht es, wenn möglich, Informationen korrekt abzurufen. Vollständig konform, sicher und benutzerfreundlich. Fühlen Sie sich frei, mit uns Ideen auszutauschen? Bitte kontaktieren Sie uns!
