Die Digitalisierung des Bildungswesens ist schon seit geraumer Zeit im Gange. Seit COVID-19 sind Online- und Fernunterricht eher zur Regel geworden, so dass der Bildungssektor langsam Fortschritte macht. Abgesehen vom Fernunterricht hat der Bildungssektor jedoch noch einen langen Weg vor sich, wenn es um sicheres, effizientes und transparentes digitales Arbeiten geht. Die digitale Informationsverwaltung, die den Rechtsvorschriften und Regelungen entspricht, bietet in vielen Institutionen Potential zur Verbesserung.
Digital in der Bildung oder nicht
Leider können sich viele Bildungseinrichtungen vor lauter Herausforderungen nicht retten, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Oftmals findet man keine Strategie oder weiß nicht mit welcher Aufgabe man zu starten hat. Auch Beratungsleistungen vom Land finden in der Regel nicht statt, so dass die Institutionen auf sich alleine gestellt sind. Auch durch eine eingeschränkte Kommunikation findet ein Austausch kommt es häufig zu Insellösungen. Wenn Sie sich entschließen, digitale Workflows zu integrieren, stellt sich die Frage, was zum Beispiel aus Personalakten, Zeugnissen, Notenlisten oder Schülerakten aus Papier wird. Durch eine ganzheitliche Betrachtung können Sie viele Vorteile erzielen, wenn Sie diese zum Bestandteil Ihres digitalen Informationsmanagements machen. Papier, auf das noch regelmäßig zugegriffen werden muss, kann digital in einer Software bereitgestellt werden. Ein sicherer Zugang ist hier das Schlüsselwort. Benötigt ein ehemaliger Schüler oder Student beispielsweise ein Zeugnis, kann er es mit wenigen Klicks finden.
Gesetze & Vorschriften
Nicht nur die Abfrage wird vereinfacht, sondern auch die Umsetzung der Gesetzgebung kann über eine digitale Plattform erfolgen. Die Dokumente können in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften verwaltet werden, so dass ein Dokument nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht wird. So wird verhindert, dass unnötige Daten entstehen und nur das Nötigste transparent, effizient und kostensparend gespeichert wird.
Genehmigungen
Vergessen Sie nicht den Vorteil der Einrichtung einer Genehmigungsstruktur. Über eine digitale Plattform lassen sich Rechte viel besser und genauer regeln. Nur die Mitarbeiter, die Zugang benötigen, können auf die Dokumente zugreifen, und alle Aktionen in einer solchen Datei werden vollständig protokolliert. Dies ist in der Vergangenheit in vielen Bildungseinrichtungen nicht betrachtet worden.
Teilen
Fordert jemand außerhalb der Bildungseinrichtung ein Dokument an? Eine andere Schule, ein ehemaliger Schüler oder z. B. ein ehemaliger Mitarbeiter, der etwas über seine Rentenbezüge wissen möchte? Kein Problem, Sie können Dokumente mit Personen außerhalb der Bildungseinrichtung ganz einfach teilen. Auch eine temporäre Bereitstellung ist möglich. Dies kann Ihnen trotz Zeitersparnis einen sicheren Umgang mit den Unterlagen ermöglichen.
Es ist unvermeidlich: Früher oder später wird jede Bildungseinrichtung mehr digitalisieren müssen. Leider verfügt die Regierung noch nicht über eine einheitliche Politik in diesem Bereich, d. h. Institute sind angehalten, sich selbst mit digitalen Lösungen zu befassen. Eine zertifizierte digitale Archivierungslösung ist in dieser Hinsicht entscheidend. Sind Sie neugierig, welche Art des digitalen Arbeitens zu Ihrer Bildungseinrichtung passt? Unsere Beraterinnen und Berater tauschen sich hierzu gerne mit Ihnen aus!
