Die Bereitstellung von Informationen spielt eine immer wichtigere Rolle, die oft so eng mit dem Geschäftsprozess verflochten ist, dass wir sie nicht mehr getrennt voneinander sehen können. Funktioniert die Bereitstellung von Informationen nicht richtig, bedeutet dies oft eine Störung des Geschäftsprozesses. In einer digitalen Arbeitsumgebung ist der Zufluss aktueller Papierinformationen entscheidend, um eine vollständige und klare Informationsbereitstellung zu gewährleisten. Wie organisieren Sie diesen Prozess so effizient wie möglich? Wir machen es dir klar!
Digitalisierung ist an der Tagesordnung. Was wir bemerken, ist, dass viele Unternehmen digitalisieren, aber dann vor der Wahl stehen, was sie mit dem eingehenden Strom neuer Informationen tun sollen. Im Idealfall sollten diese Informationen zu den vorhandenen digitalen Informationen hinzugefügt werden. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Um diesen aktuellen Informationsfluss im Arbeitsprozess zu sichern, kann ein dezentraler oder zentraler Ansatz gewählt werden. Die Entscheidung, diesen Prozess zentral oder dezentral zu organisieren, hat erhebliche Auswirkungen auf die täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter.
Dezentral
Dezentrale Digitalisierung und Archivierung wird empfohlen, wenn Unternehmen schnell auf veränderte Gegebenheiten reagieren müssen. Kurz gesagt bedeutet dies, dass das neue Wachstum physischer Dokumente gescannt und damit in der digitalen Datei gespeichert wird. Diese Informationen werden sofort, schnell und aus eigener Initiative in das digitale Archiv und an der richtigen Stelle in der Datei eingetragen. Der Vorteil ist, dass Informationen schnell zugänglich sind, im Gegensatz zu einem zentralen Prozess. Ein wichtiger Ausgangspunkt für diesen Ansatz ist die Erstellung eines Arbeitsdokuments; wie werden Dokumente gescannt? Sind sie chronologisch klassifiziert? Welche Namen geben wir Dokumenten und können neue Registerkarten in einer bestehenden Datei erstellt werden? Ein weiterer Schwerpunkt des dezentralen Ansatzes ist die Schaffung von Inseln innerhalb des Unternehmens. Die Informationsverarbeitung kann daher chaotisch werden, was sich auf die Effektivität und Loyalität gegenüber der Organisation auswirken wird. Es werden Informationen gespeichert, um gefunden zu werden und die der Ausgangspunkt bleiben müssen.
Zentral
Unternehmen, die sich für ein zentrales Archiv und die zentrale Verarbeitung eingehender Papierinformationen entscheiden, haben oft einen hohen Standardisierungsgrad in ihren Arbeitsprozessen. Alle Papierinformationen werden im zentralen Repository gesammelt und in den richtigen Dateien verarbeitet. Dies kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Aus dem zentralen Repository kommt mehr Know-how in Fachbereichen, die oft zu teuer sind, um dezentral aufgebaut zu werden. Durch die strukturierte Ablage von Dokumenten über feste Archivierungsmerkmale wird die Erstellung von Dateien gewährleistet. Auch in diesem Prozess ist es sehr wichtig, dass Vereinbarungen getroffen werden, da die Informationen aufgrund des dahinter liegenden logistischen Prozesses nicht direkt für die Abteilungen verfügbar sind.
Eine gute Beschreibung des Prozesses hat den Vorteil, dass in einigen Jahren kein großer Digitalisierungsaufwand erforderlich ist. Archive-IT hat die praktische Software Scan Suite entwickelt, die mittels Barcode-Erkennung und automatischer Indexierung die neuen Papierinformationen direkt mit der digitalen Datei verknüpft. Auf diese Weise wird sie immer schnell und korrekt abgerufen. Diese Software kann sowohl im zentralen als auch im dezentralen Prozess eingesetzt werden. Wenn Sie weitere Informationen oder Beratung bei der Einrichtung dieses Prozesses wünschen, wenden Sie sich bitte an Archive-IT.