In unserer sich schnell digitalisierenden Welt ist die Sicherheit von Daten, sowohl digital als auch physisch, von entscheidender Bedeutung. Wir bei Archive-IT sind ständig bestrebt, unseren Kunden die höchstmögliche Sicherheit für ihre digitalen und physischen Dokumente zu bieten. In diesem Blog können Sie lesen, wie wir diese Sicherheit gewährleisten und welche Lösungen wir anbieten, um sicherzustellen, dass Ihre Daten zu jeder Zeit sicher sind.
Physische Archivsicherheit
Archive-IT bemüht sich kontinuierlich um eine optimale Sicherheit des physischen Archivspeichers. Dieses Engagement wird durch verschiedene Zertifizierungen nach externen Audits, wie ISO / NEN, belegt. Zum Schutz der physischen Dokumente und Akten ergreifen wir verschiedene Maßnahmen, darunter eine strenge Zugangskontrolle mit Ausweisen, Kameraüberwachung und wirksame Einbruchssicherungssysteme. Darüber hinaus ist im Brandfall die direkte Weiterleitung an die Feuerwehr gewährleistet, um die Sicherheit der gespeicherten Akten zu gewährleisten.
Transport
Sicherheit beginnt an der Quelle. Bei der Abholung von Kundenakten sorgt Archive-IT dafür, dass diese in spezielle Wagen gelegt und in versiegelten Lastwagen zu einem unserer sicheren Räumlichkeiten transportiert werden.
Sichere Räumlichkeiten
Unsere Räumlichkeiten sind speziell für die Aufbewahrung von datenschutzrechtlich sensiblen Unterlagen konzipiert, wobei die Verfahren Sorgfalt, Sicherheit und Effizienz gewährleisten. Dies bedeutet, dass unsere Einrichtungen mit speziellen Maßnahmen für optimale Lagerbedingungen ausgelegt sind:
Feuerschutz
Die Archivräume sind nur durch ein spezielles Schloss und nur für befugtes Personal zugänglich. Die physischen Dokumente sind in Fächer mit feuerhemmenden Türen unterteilt, um maximalen Schutz zu gewährleisten. Darüber hinaus sorgen fortschrittliche Brandmeldeanlagen und eine CO2-Löschgasanlage für zusätzliche Sicherheit, so dass die Zuverlässigkeit der Akten zu jeder Zeit gewährleistet ist.
Schutz vor Einbrüchen
Neben dem Brandschutz verfügen die Räumlichkeiten über umfangreiche Einbruchsicherungssysteme. Strenge Zugangskontrollen stellen sicher, dass nur befugtes Personal Zugang zu den relevanten Bereichen hat. Darüber hinaus sind alle Standorte mit einer Kameraüberwachung ausgestattet, so dass potenzielle Bedrohungen schnell erkannt werden können.
Temperatur
Ein modernes Klimasystem regelt und überwacht die relevanten Klimafaktoren. Das bedeutet konstante Luftfeuchtigkeit und Temperatur. So bleiben Papierdokumente über Hunderte von Jahren unversehrt.
Datensicherheit in unseren digitalen Softwarelösungen
Neben der Sicherheit der physischen Daten ist auch die digitale Sicherheit von größter Bedeutung. Diese steht bei unseren selbst entwickelten digitalen Softwarelösungen wie Virtual Archive und AIR an erster Stelle. Unsere Softwarelösungen sind nicht nur benutzerfreundlich, sondern auch mit dem Fokus auf maximalen Datenschutz konzipiert.
In unseren Softwarelösungen setzen wir verschiedene Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen. Wir verwenden starke Passwörter und die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), bei der die Benutzer für den Zugriff einen zusätzlichen Authentifizierungsschritt durchlaufen müssen. Dadurch wird es für unbefugte Benutzer wesentlich schwieriger, auf sensible Informationen zuzugreifen, selbst wenn sie das Passwort kennen.
Außerdem bieten wir umfangreiche Möglichkeiten, die Benutzerrechte im Detail festzulegen. Mit Hilfe der Protokollierung können alle Aktivitäten innerhalb unserer Softwaresysteme nachvollzogen und überwacht werden. Jedes Mal, wenn ein Dokument geöffnet, geändert oder gelöscht wird, wird dies sorgfältig aufgezeichnet. Diese Protokolle können analysiert werden, um ungewöhnliche oder verdächtige Aktivitäten zu erkennen und zu untersuchen und so potenzielle Sicherheitsprobleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Darüber hinaus setzen wir regelmäßig ethisches Hacking durch zertifizierte Parteien ein. Ethische Hacker testen unsere Systeme aktiv, indem sie kontrollierte Angriffe durchführen, um etwaige Schwachstellen zu ermitteln. Auf diese Weise können wir Sicherheitsschwachstellen erkennen und beheben, bevor böswillige Akteure sie ausnutzen können. Dieser kontinuierliche Prozess stellt sicher, dass unsere Systeme ständig verbessert und an die neuesten Bedrohungen angepasst werden, so dass wir Ihre wertvollen Daten optimal schützen können.
Bei Archive-IT wird Ihre Sicherheit auch durch die strikte Einhaltung der AVG-Gesetzgebung gewährleistet. Das bedeutet, dass wir alle Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien einhalten, um sicherzustellen, dass Ihre Daten sicher und verantwortungsvoll verwaltet werden.
ISO-Zertifikate
Dass Archive-IT seine Prozesse rund um die Sicherheit physischer und digitaler Akten bestens im Griff hat, belegen unter anderem die nach unabhängigen Audits erteilten Zertifizierungen. ISO-Zertifikate sind für Archive-IT ein unverzichtbarer Aspekt geworden.
Archive-IT ist für drei ISO-Zertifikate zertifiziert:
- ISO 27001 ist eine Norm für Informationssicherheit
- ISO 9001 ist die Norm für das Qualitätsmanagement von Prozessen
Zusätzlich zu den oben genannten Zertifikaten entspricht unsere Software AIR den Archivierungsfunktionalitäten der ISO 16175.
Die Bedeutung der Datensicherheit ist groß. Niemand möchte, dass datenschutzsensible Daten in die falschen Hände geraten. Bei Archive-IT haben wir unsere Sicherheitsmaßnahmen sorgfältig optimiert, sowohl für unsere sicheren Räumlichkeiten, in denen physische Dokumente aufbewahrt werden, als auch für unsere fortschrittlichen Softwarelösungen wie Virtual Archive und AIR. So ist gewährleistet, dass Ihre Daten zu jeder Zeit sicher sind. Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten für eine optimale Datensicherheit erfahren? Nehmen Sie hier unverbindlich Kontakt mit uns auf!
