Für eine Reihe von Unternehmen ist eine digitale Arbeitsumgebung das Normalste auf der Welt, aber in vielen Unternehmen gibt es immer noch unnötig viel Papier. Mit perfekter Vorbereitung können Sie Ihre Organisation im Handumdrehen digital arbeiten lassen. Was ist also diese perfekte Vorbereitung? Wir beraten Sie, wie Sie den Prozess so reibungslos wie möglich gestalten können!
Beginnen Sie am Anfang
Wenn Sie planen, Ihre Papierinformationen zu digitalisieren, beginnen Sie am Anfang. Schließlich ist es wichtig, sich vor der Digitalisierung einen Überblick über Ihr Archiv zu verschaffen. Sie können sich folgende Fragen stellen: „Was habe ich vor“ und „Was will ich mit diesen Informationen machen“. Ein wichtiger Faktor ist die Registrierung Ihrer Dateien. Die meisten Unternehmen werden Ihre Dateien tatsächlich mit den Daten registrieren, die Sie in Ihren Dateien erwähnt haben (die Metadaten). Stellen Sie daher sicher, dass die in Ihren Dateien genannten Metadaten korrekt und klar genug für Sie sind. Auf diese Weise erhalten Sie einen guten Index Ihrer Dateien und können später leicht alles in Ihrem digitalen Archiv finden! Wenn Sie wissen, was Sie mit den Akten vorhaben, geht es darum, eine geeignete Partei zu finden. Finden Sie eine Party, die Ihren Anforderungen entspricht und alles bietet, was Sie von einer Scan-Party erwarten. Den Sicherheitsaspekt nicht aus den Augen verlieren. Überprüfen Sie beispielsweise, welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen und ob sie nach ISO 27001 zertifiziert sind. Schließlich sollten Ihre datenschutzrelevanten Informationen niemals auf der Straße bleiben!
Ihre eigenen Wünsche im Digitalisierungsplan
Wenn Sie eine Party gefunden haben, bei der Sie Ihre Informationen digitalisieren lassen möchten, ist es wichtig, dass Sie Ihre eigenen Wünsche und Anforderungen angeben. Sie können sich vorstellen, die Digitalisierung Ihrer Akten zu zentralisieren oder zu dezentralisieren. Im nächsten Schritt geben Sie die Metadaten an, auf denen Ihre Dateien registriert werden sollen, damit der Betroffene – und Sie – Ihre Dateien immer einfach und schnell finden können. Um Ihre Dateien zu digitalisieren, können Sie einige Dinge angeben, wie z.B……;
- Möchten Sie Ihre Akten um elektronische Heftklammern erweitern?
- Möchten Sie alle Register digital erfassen?
- Welche Qualität wählen Sie für Ihre digitale Datei (200 oder 300 dpi)?
- Möchten Sie Ihre Papierakten nach der Digitalisierung zurückgeben oder lieber extern aufbewahren lassen?
- Möchten Sie, dass Ihre Datei in Schwarz-Weiß oder Farbe gescannt wird? Für bestimmte Fälle empfehlen wir Ihnen, in Farbe zu scannen. Denken Sie an Identitätsnachweise, die eine wesentlich bessere Farbqualität aufweisen. Wir sagen immer: Tue nur, was wirklich in Farbe gebraucht wird. Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Kosten, sondern auch die Anzahl der Gigabyte an Speicherkapazität.
Unsere Ratschläge
Natürlich beraten wir Sie auch gerne aus unserer fachlichen Sicht bei der Digitalisierung Ihrer Akten. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie lokal oder zentral digitalisieren wollen? Wir beraten Sie maßgeschneidert, damit Ihre Organisation schnell auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren kann. Die Implementierung einer neuen Arbeitsweise erfordert viel von einem Unternehmen. Prozesse müssen neu definiert werden, die Mitarbeiter können verschiedene Rollen innerhalb der Organisation übernehmen und – ganz zu schweigen von der Unterstützung der Mitarbeiter.
Sind Sie bereit, Ihre Papierorganisation in eine digitale Welt zu verwandeln? Dann beginnen Sie mit diesen Tipps!