Die Verwaltung von Daten kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere in einer Welt, in der Unternehmen immer mehr Informationen digital verarbeiten und speichern. Verschiedene Gesetze und Verordnungen, wie z.B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und branchenspezifische Verordnungen, machen es notwendig, die Daten im Griff zu behalten. Dies erfordert ein strukturiertes Vorgehen, bei dem Datenqualität, Datenintegrität und Datensicherheit im Mittelpunkt stehen. Doch was genau bedeuten diese Begriffe? Warum sind sie so wichtig und welche Risiken geht ein Unternehmen ein, wenn es nicht richtig aufeinander abgestimmt ist?  

Datenqualität, Datenintegrität und Datensicherheit: Wie wirken diese Konzepte zusammen? 

Um Daten richtig zu verwalten, ist es wichtig zu verstehen, wie sich Datenqualität, Datenintegrität und Datensicherheit gegenseitig ergänzen und verstärken.  

• Datenqualität bezieht sich auf die Richtigkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Aktualität von Daten. Eine gute Datenqualität ist die Voraussetzung für effiziente und effektive Geschäftsprozesse. Unvollständige oder veraltete Daten können zu falschen Analysen oder Entscheidungen führen.  
• Die Datenintegrität geht noch einen Schritt weiter und konzentriert sich auf die Aufrechterhaltung der Korrektheit und Konsistenz von Daten während ihres gesamten Lebenszyklus. Das bedeutet, dass Daten bei der Speicherung, Verarbeitung und Übertragung zuverlässig bleiben.  
• Datensicherheit umfasst alle Maßnahmen, die ergriffen werden, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Manipulation, Verlust oder Diebstahl zu schützen.  

Diese drei Elemente sind untrennbar miteinander verbunden. Eine hohe Datenqualität hängt von einer starken Datenintegrität ab und beides wird durch eine solide Datensicherheitsstrategie gewährleistet.  

Risiken mangelnder Kontrolle über Daten 

Wenn Unternehmen der Qualität, Integrität und Sicherheit von Daten nicht genügend Aufmerksamkeit schenken, können die Folgen erheblich sein. Die Risiken lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: 

Imageschaden und Vertrauensverlust  

Falsche oder unzuverlässige Daten können zu Fehlern in der Kommunikation mit Kunden und Partnern führen. Dies schädigt das Vertrauen in die Organisation und kann zu Reputationsschäden führen. Insbesondere in Sektoren, in denen Daten von entscheidender Bedeutung sind, wie z. B. im Gesundheitswesen und bei Finanzdienstleistern, kann ein Fehler direkte Auswirkungen auf Kunden oder Patienten haben. 

Betriebliche Ineffizienzen 

Schlechte Datenqualität und inkonsistente Daten führen zu einer Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Teams müssen zusätzliche Prüfungen durchführen, Fehler korrigieren und Prozesse anpassen. Darüber hinaus können Sicherheitsverletzungen zu Datenverlusten führen, was zu Wiederherstellungskosten und möglichen Strafen führt. 

Rechts- und Compliance-Risiken 

Viele Unternehmen sind verpflichtet, strenge Vorschriften rund um die Speicherung und den Schutz von Daten einzuhalten. Die Nichteinhaltung der DSGVO oder anderer relevanter Gesetze kann zu hohen Geldstrafen und rechtlichen Konsequenzen führen. In einigen Fällen kann eine Datenschutzverletzung sogar rechtliche Ansprüche von Betroffenen auslösen.  

Maßnahmen zur Vermeidung von Risiken und zur Förderung von Prozessen 

1. Verbessern Sie die Datenqualität 

Die Sicherstellung von qualitativ hochwertigen Daten beginnt mit den folgenden Maßnahmen:

• Standardisierung: Definieren Sie klare Datenstandards und -strukturen innerhalb der Organisation. Das verhindert Inkonsistenzen und erleichtert die Verarbeitung von Daten. 
• Validierungsprozesse: Prüfen Sie eingegebene Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Dies kann durch eine Software, die Fehler erkennt und korrigiert, automatisiert werden. 
• Datenbereinigung: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen und Bereinigungen durch, um veraltete, doppelte oder falsche Daten zu entfernen.
• Überwachung der Datenqualität: Führen Sie regelmäßige Qualitätsprüfungen durch, um Ihre Daten aktuell und korrekt zu halten. So wird sichergestellt, dass Abweichungen schnell bemerkt und sofort behoben werden können. 
• Schulung und Sensibilisierung: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, wie wichtig die Datenqualität ist und wie sie zu einem korrekten und effizienten Datenmanagement beitragen. 

2. Förderung der Datenintegrität 

Um sicherzustellen, dass die Daten zuverlässig bleiben, können die folgenden Schritte unternommen werden: 

• Implementieren Sie eine starke referenzielle Integrität: tellen Sie sicher, dass die Beziehungen zwischen Tabellen in der Datenbank konsistent bleiben, indem Sie sie regelmäßig überprüfen. Dies verhindert Fehler und stellt sicher, dass die verknüpften Daten korrekt bleiben. 
• Verwendung von Prüfungen und Validierung bei der Eingabe: Begrenzen Sie die Möglichkeit, fehlerhafte oder unvollständige Daten durch automatisierte Prüfungen einzugeben. 
• Datennormalisierung: Speichern Sie Daten auf standardisierte Weise, um Duplikate zu vermeiden und Konsistenz zu gewährleisten. Die Standardisierung trägt auch zu einem effizienteren Datenmanagement bei und erleichtert die Integration von Daten über mehrere Systeme hinweg.
• Versionskontrolle und Audit-Protokolle: Behalten Sie den Überblick, welche Änderungen von wem und wann vorgenommen werden, damit Fehler leicht behoben und Betrug erkannt werden können.
• Automatisierung: Reduzieren Sie menschliche Fehler durch die Automatisierung von Prozessen wie Datenmigrationen und Validierungen. 

3. Stärkung der Datensicherheit 

Datensicherheit ist unerlässlich, um Datenschutzverletzungen und Cyberbedrohungen zu verhindern. Wichtige Maßnahmen sind: 

• Verschlüsselung: Verschlüsseln Sie vertrauliche Daten, sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung. 
• Zugriffsmanagement: Nutzen Sie das Need-to-know-Prinzip: Mitarbeiter erhalten nur Zugriff auf Daten, die für ihre Arbeit notwendig sind. 
• Sichere Netzwerke: Schützen Sie Systeme mit Firewalls, VPNs und anderen Netzwerksicherheitsmaßnahmen. 
• Regelmäßige Updates und Patches: Halten Sie Software und Systeme auf dem neuesten Stand, um Schwachstellen zu minimieren. 
• Backups und Wiederherstellungspläne: Stellen Sie häufige Backups bereit und testen Sie Wiederherstellungspläne, damit Daten nach Vorfällen schnell wiederhergestellt werden können. 
• Security Awareness Training: Mitarbeiter sind oft das schwächste Glied in der Cybersicherheit. Regelmäßige Schulungen helfen ihnen, Phishing, Malware und andere Bedrohungen zu erkennen. 
• Incident-Response-Plan: Entwickeln Sie eine Roadmap für Datenschutzverletzungen oder Cyberangriffe und testen Sie diese regelmäßig. 
• Überwachung und Protokollierung: Verwenden Sie Systeme, die Daten und Aktivitäten in Echtzeit überwachen und Aktivitäten aufzeichnen. 

Wie funktioniert das bei Archive-IT? 

Archive-IT hat seine internen Prozesse und Software mit einem starken Fokus auf Qualität und Sicherheit entwickelt. Dieses Engagement spiegelt sich auch in unseren Zertifizierungen wider. Wir sind zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 9001. Das bedeutet, dass unsere Prozesse strenge Anforderungen im Bereich der Informationssicherheit und des Qualitätsmanagements erfüllen. Diese Zertifizierungen werden nach strengen unabhängigen Audits vergeben. Um die Sicherheit weiter zu gewährleisten, wird regelmäßig auf das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter geachtet. Darüber hinaus überwacht ein Qualitäts-, Datenschutz- und Sicherheitsbeauftragter die Einhaltung der Richtlinien. 

Darüber hinaus wenden wir das Need-to-know-Prinzip an, bei dem Mitarbeiter nur Zugriff auf die Daten haben, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dies gilt sowohl für den physischen Zugang zu unserem Gebäude als auch für digitale Systeme. 

Unsere Software bietet fortschrittliche Funktionen zur Verbesserung der Datenqualität und -sicherheit und unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO. Zum Beispiel durch Funktionalitäten zur sicheren Dokumentenspeicherung, automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien und die dauerhafte Löschung von Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften. 

Schlussfolgerung 

Datenqualität, -integrität und -sicherheit sind für einen zuverlässigen und effizienten Betrieb unerlässlich. Ohne die Kontrolle über die Daten können Unternehmen mit Reputationsschäden, Ineffizienzen und rechtlichen Risiken konfrontiert werden. Durch proaktive Maßnahmen und die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Partnern wie Archive-IT können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten nicht nur sicher, sondern auch von hoher Qualität und für strategische Entscheidungen nutzbar sind. 

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