Jetzt, da Covid-19 uns und die ganze Welt in seiner Gewalt hat, versuchen die Organisationen, den Schaden zu begrenzen, möglichst von zu Hause aus zu arbeiten, und es entwickeln sich alle möglichen neuen, kreativen Initiativen. Bei Archive-IT erhalten wir viele Fragen zur digitalen Zugänglichkeit von Informationen. Aufgrund der vielen Heimarbeiterinnen und Heimarbeiter stoßen Organisationen auf eine Vielzahl von Problemen.
Hindernisse
Einige der Probleme, auf die Menschen stoßen, wenn es um die Zugänglichkeit von Informationen geht:
- Der Papieraktenschrank ist von zu Hause aus nicht zugänglich.
- Die digitalen Dokumente auf den internen Servern sind nicht oder nur schwer zugänglich und/oder können mit Kollegen geteilt werden.
- Der physische Postfluss erreicht den betreffenden Mitarbeiter nun nicht mehr.
- Da die Kollegen krank sind und die Informationen nicht strukturiert archiviert werden, ist es schwierig, bestimmte Dokumente abzurufen.
Oftmals werden die Grenzen einer bestimmten Arbeitsweise erst dann erkannt, wenn die reguläre Arbeitsweise angepasst wird. Diesmal leider aufgrund einer schrecklichen Pandemie.
Digitale Lösungen
Glücklicherweise gibt es zahlreiche Lösungen, die diese Einschränkungen beseitigen können. Dies kann auf eine recht zugängliche und einfache Weise erreicht werden. Denken Sie zum Beispiel nach:
- Sorgfältige Digitalisierung und Bereitstellung papierbasierter Informationen.
- Eine Anwendung, in der Informationen – aus welcher Quelle auch immer – archiviert werden, um sie für autorisierte Benutzer auf sichere und benutzerfreundliche Weise zugänglich zu machen.
- Die Postbearbeitung auslagern, digitalisieren lassen und den Empfängern digital zur Verfügung stellen.
- Mit Hilfe von Software und Workflows können Dokumente leicht eingesehen, gemeinsam genutzt, genehmigt und verfolgt werden, was mit bestimmten Informationen geschieht.
Schritt für Schritt
Es muss keineswegs drastisch sein, um diese Art von Anwendungen innerhalb Ihrer Organisation zu realisieren. Beginnen Sie beispielsweise in kleinem Maßstab, erleben Sie, wie es funktioniert, und erweitern Sie es, wenn Ihre Organisation dafür bereit ist.
Unsere Dienste sind in dieser Krise einfach einsatzbereit. Das bedeutet, dass wir Ihre Archive, Akten und Dokumente sorgfältig und sicher archivieren und digitalisieren können. Darüber hinaus können wir – auch aus der Ferne – unsere Software-Anwendung bei Ihnen vor Ort implementieren, so dass Sie jederzeit und überall auf Ihre Informationen zugreifen können. Wo auch immer Sie arbeiten.
Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen zur Verfügung. Fühlen Sie sich frei, sich mit uns über ein Online-Treffen mit einem unserer Berater auszutauschen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
