Als in den 1960er und 1970er Jahren die Computer immer mehr Aufgaben in Unternehmen übernahmen, wurde erwartet, dass es nicht mehr lange dauern würde, bis das papierlose Büro entstehen würde. Es wurde erwartet, dass die zunehmende Automatisierung zu einer Reduzierung des Papierverbrauchs im Büro führen würde. Dies würde dann dazu führen, dass das Papier aus dem Büroumfeld verschwindet.
Die Papiermenge im Geschäftsumfeld nahm jedoch nur zu, da die Automatisierung es den Menschen ermöglichte, Dokumente häufiger selbst zu erstellen und zu drucken. Obwohl die Gesamtmenge des im Büro verwendeten Papiers seit der Jahrhundertwende abnimmt, wird geschätzt, dass jeder Mitarbeiter im Büro immer noch ein Kilo Papier pro Tag verbraucht.
Die Vision von Archive-IT
In unserer sich schnell verändernden Welt müssen Unternehmen agil und flexibel sein. Aus Sicht des Technologieunternehmens Archive-IT ist die Nutzung eines digitalen Archivs als Informationsträger effizienter. Informationen müssen sicher, interaktiv, überall und jederzeit abgerufen und bearbeitet werden können.
Deshalb ist es so wichtig, Dokumente zu digitalisieren und auch digital damit arbeiten zu können. Der Unterschied zwischen diesen beiden wird im Folgenden näher erläutert.
Die Notwendigkeit der Digitalisierung
Die immer größer werdende Papiermenge im Büroumfeld verursacht erhebliche Probleme. Denke zum Beispiel daran:
- Mitarbeiter, die viel Zeit damit verbringen, physische Dokumente zu finden;
- Zusammengehörige Informationen werden auf verschiedene Dateien verteilt;
- Wichtige Dokumente, die schwer oder gar nicht zu finden sind;
- Die hohen und steigenden Kosten der Dokumentenablage;
- Die Gefahr, dass Papierdokumente im Büro beschädigt oder zerstört werden, z.B. im Brandfall oder durch Schädlinge wie Papierfische;
Informationen, die nicht aktualisiert wurden und somit sicherstellen, dass Dateien veraltet und unvollständig sind; - Die begrenzten Möglichkeiten, Papierdokumente zu sichern.
Die Vorteile der Digitalisierung
Die Lösung für diese Probleme ist die Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Digitalisierung erleichtert den Unternehmen das Auffinden ihrer Informationen erheblich. Dateien und Themen können in das Geschäftssystem aufgenommen und miteinander verknüpft werden. So wird auch sichergestellt, dass z.B. keine wichtigen Informationen in der Kunden- und Patientenakte fehlen.
In einer Zeit, in der die Privatsphäre und der Schutz sensibler Daten immer wichtiger werden, kann die Digitalisierung zusätzliche Sicherheit bieten. Zum Beispiel, indem Sie Informationen in einer sicheren Umgebung speichern und sensible Dateien mit Berechtigungen versehen. Dies erschwert auch die Manipulation von Dokumenten erheblich.
Durch die Digitalisierung von Dokumenten kann das Unternehmen den von der Regierung und den Steuerbehörden geforderten Aufbewahrungspflichten problemlos nachkommen.
Die Bedeutung der digitalen Arbeit
Nach der Digitalisierung von Dokumenten ist es notwendig, dass diese auf einfache Weise abgerufen, angesehen und angepasst werden können. Deshalb ist eine Lösung gefragt, die es einfach macht, mit digitalisierten Dokumenten digital zu arbeiten.
Es ist wichtig, dass digitalisierte Dokumente jederzeit und auf verschiedenen Geräten abgerufen werden können. Das bedeutet, dass eine gute IT-Lösung benötigt wird, die alle digitalen Informationen in der Organisation zentral organisiert und verwaltet. Um unvollständige Dateien zu vermeiden, muss diese Lösung es ermöglichen, bestehende Dokumente oder Dateien zu ergänzen. Und wenn ein physisches Dokument, wie z.B. eine Rechnung oder ein Beleg, entsteht, muss es einfach sein, es in die bestehende Datei aufzunehmen. Nur so kann ein wirklich „papierloses“ Büro entstehen, mit all den Vorteilen, die sich daraus ergeben.