Der Bedarf an digitalem Arbeiten hat sich in den letzten Jahren verstärkt, auch in psychiatrischen Einrichtungen. Die Arbeit mit Papierakten vergeudet unnötig Zeit, und Papier ist immer nur an einem Ort. Zahlreiche psychiatrische Einrichtungen arbeiten jedoch noch immer mit Papier. Die Umstellung auf eine digitale Welt bietet dagegen mehr Einfachheit und Effizienz. In diesem Blog erfahren Sie mehr über die Arbeit in einer digitalen Welt und die Vorteile, die sich daraus ergeben!
Probleme in psychiatrischen Einrichtungen
Derzeit arbeiten viele psychosoziale Einrichtungen in einer hybriden Welt. Ein Teil der Daten ist digital, unter Verwendung eines EPR. Dennoch gibt es immer noch viel Papier, und es werden immer noch häufig Papierakten herausgezogen, um die richtigen Informationen zu finden. Dazu gehören psychiatrische Akten, Pflegeakten, Gerichtsakten, BOPZ-Akten und RIAGG-Akten. Dies stellt in psychiatrischen Einrichtungen ein Problem dar. Wo beginnt die Suche nach der richtigen Akte, wenn ein Teil noch auf Papier und der andere Teil digital ist?
Außerdem haben in den letzten Jahren immer mehr Fusionen stattgefunden, was zu Arbeit an mehreren Standorten geführt hat. Das macht es sehr schwierig, die Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen. Viele Mitarbeiter innerhalb einer Institution sind an der Information über eine bestimmte Akte beteiligt, aber diese Papierakte gleichzeitig an mehreren Stellen zu haben, ist zu kurz gedacht. Eine digitale Welt ist dafür eine gute Lösung. Es schafft mehr Einfachheit und Effizienz innerhalb Ihrer Institution. Darüber hinaus stellt die Allgemeine Datenschutzverordnung (AVG) immer höhere Anforderungen an die Aufbewahrung von Unterlagen und deren Sicherheit. Wenn Sie Ihr Archiv vollständig digitalisieren und/oder es über ein System zugänglich machen, das diesen Anforderungen und Gesetzen und Vorschriften entspricht, müssen Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen.
Rosemary van Beljouw, Leiterin des Bereichs Ambulante Pflege bei SEIN: "Die Umstellung von Papier auf digital war nicht einfach. Es hat jedoch keine Probleme verursacht. Die digitalen Dateien können ganz einfach über das Virtual Archive eingesehen werden.
Virtual Archive
Das Virtual Archive ist ein zentrales Archiv für alle Ihre Akten und Dokumente und wurde entwickelt, um Einblick in alle Informationsflüsse innerhalb Ihrer Einrichtung zu geben. Psychiatrische Einrichtungen haben in der Regel mehrere Standorte, und Papierakten sind daher schlecht zugänglich, da sie sich nur an einem Ort befinden können. Die Suche nach den richtigen Dateien oder Dokumenten ist bereits ein häufiges Problem. Die Arbeitseffizienz wird dadurch nicht verbessert. Mit Virtual Archive werden diese Probleme überwunden, und Sie können schnell die richtige Datei finden. Wenn es sich um eine digitale Datei handelt, können Sie die Dokumente mit einem einfachen Viewer anzeigen. Wenn die Datei noch in Papierform vorliegt, können Sie sie über unsere Software abrufen.
Esther Brokke, Projektleiterin bei GGnet: "Auf diese Weise haben wir einen einfachen Zugang zu unserer Geschichte. Vergleichen Sie es mit einem Blick in die Vergangenheit".
Vorteile der Digitalisierung
Die Digitalisierung hat viele Vorteile. Einige dieser Vorteile sind:
Informationen sind immer und überall verfügbar, was den Informationsaustausch mit Kollegen erleichtert.
Die Sicherheit Ihrer Dokumente ist gewährleistet. Das liegt daran, dass die Lösung den Gesetzen und Vorschriften des AVG vollständig entspricht. Denken Sie an Aufbewahrungsfristen, das Recht auf Vergessen usw.
Der Zugang und die Protokollierung des Zugangs werden sofort ordnungsgemäß geregelt und die unbefugte Nutzung wird verhindert.
Es wird eine effiziente Umgebung mit allen Informationen geschaffen.
Der Verlust von Dateien und Dokumenten gehört der Vergangenheit an.
Sparen Sie wertvollen Platz.
Honore Martens, Leiterin des HR-Support-Teams bei Koraal: "Das Virtual Archive ist vollständig gemäß den Berechtigungen von Koraal eingerichtet, so dass ich einfach und vor allem sicher vorrangigen Zugang zu einer Akte beantragen konnte, wenn diese noch nicht digitalisiert war."
Physische Archivierung
Haben Sie Akten, die Sie nicht mehr einsehen und nur noch bis zu einer bestimmten Frist aufbewahren müssen? Dann ist die physische Archivierung im sicheren Archivgebäude von Archive-IT die richtige Lösung. Dadurch wird in Ihrer Einrichtung unnötiger Platz frei, der für andere Zwecke genutzt werden kann. Wenn Sie eine Datei benötigen, können Sie sie ganz einfach mit Scanning on Demand anfordern. Innerhalb von 1,5 Stunden halten Sie die benötigte Datei in digitaler Form in ihren Händen. So sparen Sie Kosten für die Digitalisierung und haben trotzdem Zugriff auf alle Dateien.
Kurzum, in den psychiatrischen Einrichtungen gibt es derzeit mehrere Probleme im Zusammenhang mit der hybriden Welt. Die Umstellung auf eine digitale Welt bietet viele Vorteile für Ihre Einrichtung. Sind Sie neugierig, welche Möglichkeiten Sie mit Archive-IT haben, um in Ihrer Einrichtung in eine digitale Welt zu wechseln? Dann kontaktieren Sie uns hier unverbindlich!
Sind Sie an einer unverbindlichen Demo des Virtual Archive interessiert, um zu sehen, wie einfach das System funktioniert? Geben Sie Ihre Daten ein und wir werden Sie so schnell wie möglich kontaktieren!
