Der durchschnittliche Psychologe spricht täglich mit einer Reihe von Klienten. Dazu gehört natürlich auch die notwendige Administration. Aufnahmegespräche, Fragebögen, Tests, Behandlungspläne, Termine und so weiter. Der Arbeitstag eines Psychologen und der Prozess eines Kunden durchläuft eine Reihe von Schritten. Diese Schritte werden dokumentiert…. und wo enden diese Dokumente? Rechts: im Archiv.
Haben Sie noch ein physisches Archiv?
Wir können eine Reihe von Praktiken unterscheiden, wenn wir nur über das „Archiv“ sprechen. Typ 1 arbeitet hauptsächlich physisch. Die Dokumentation kann digital erstellt werden, wird aber auch ausgedruckt und in der physischen Datei verarbeitet. Wenn Dokumente angesehen und diskutiert werden, ist die physische Kopie führend. Typ 2 hat seit einem bestimmten Zeitraum auf die digitale Erstellung und Speicherung der Dokumente in den Dateien umgestellt. Obwohl die neuen Informationen digital sind, existiert das physische Archiv noch aus der Zeit vor der digitalen Arbeit. Typ 3 hat bereits digitalisiert, das Archiv ist vollständig digitalisiert und alles ist digital zugänglich.
Unsicher und ineffizient
Typ 3? Dann erkennen Sie sich selbst überhaupt nicht im Titel dieses Artikels: „Platzmangel durch eine enorme Menge an Papier“. Konzentrieren wir uns auf die Typen 1 und 2, bei denen in beiden Fällen ein Archiv vorhanden ist und dieses geflutet werden kann. Ist es immer noch einfach zu suchen? Können Sie im Handumdrehen immer die richtige Datei finden? Nehmen Sie jemals eine Datei mit nach Hause und machen Sie sich Sorgen um die Sicherheit Ihrer Daten? Enthält die Datei wirklich alle Informationen über den jeweiligen Kunden? Dies sind nur einige der Fragen, die Sie als Psychologe oder als Supportmitarbeiter haben können, wenn Sie noch mit einem physischen Archiv arbeiten.
Das Hindernis namens Papier
Im Jahr 2017 kann es anders gemacht werden. Haben Sie sich jemals vorgestellt, was Sie mit diesem wertvollen Platz machen können, wenn das Archiv geleert wird? Papier in einem Unternehmen ist ein Hindernis, besonders wenn es um große Mengen geht. Ganz zu schweigen von den Sicherheitsrisiken. Dies kann auf unterschiedliche Weise geschehen. Oder besser gesagt: Das muss sich ändern!
Beenden Sie den Platzmangel!
Wenn es um Kunden geht, die sich im Prozess der Behandlung befinden, werden Sie die Datei häufig benötigen. Diese Menge an Dateien können Sie digitalisieren und eventuell direkt in Ihr digitales System unter dem richtigen Kunden importieren. Wenn ein Behandlungsprozess abgeschlossen ist, behalten Sie die Datei für einen bestimmten Zeitraum. Vielleicht, solange die gesetzliche Aufbewahrungsfrist Sie zwingend vorschreibt, aber vielleicht auch länger. In der Praxis benötigen Sie diese Dateien nicht mehr oder kaum noch. Verwenden Sie dazu die externe Archivverwaltung und stellen Sie die Dateien in eine hochsichere Umgebung. Wenn eine Datei benötigt wird, können Sie sie mit Scanning on Demand digital zurückgeben lassen.
Das Ergebnis?
Dies schafft wertvollen Raum in Ihrer Organisation;
- Strenger Schutz der datenschutzrelevanten Daten;
- Effizientes Arbeiten;
- Keine unnötige Suchzeit;
- Sie sind nicht mehr büro- oder standortabhängig;
- Sie können Informationen ganz einfach mit autorisierten Kollegen austauschen.
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