Es ist schon eine ganze Weile her, dass gesagt wurde, dass Unternehmen auf eine papierlose Arbeitsumgebung umsteigen mussten. Papier musste verboten werden, und zwar sofort! Jahre später stellt sich heraus, dass es in der Praxis nicht so schnell geht wie erwartet. Es ist nicht so einfach, das gesamte Papier zu ersetzen und sofort auf digitale Lösungen umzusteigen. Dennoch können wir zu dem Schluss kommen, dass es kein Hype mehr ist: Nach jahrelanger Diskussion ist das Interesse am papierlosen Büro immer noch spürbar. Immer mehr Unternehmen setzen diesen Ansatz um, denn in Zeiten von Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen bietet das papierlose Büro einfach zahlreiche Lösungen!
Wenn wir eine Bestandsaufnahme der Umsetzung digitaler Lösungen machen, ist das papierlose Büro die richtige Wahl, vorausgesetzt, es wird ordnungsgemäß umgesetzt und erleichtert. Aber was wir wirklich wissen wollen, ist: Was bringt es?! Ich möchte auf zwei dieser Vorteile näher eingehen.
Kosteneinsparung
Der Hauptgrund für die Einführung des papierlosen Büros ist es, für die meisten Unternehmen Kosten zu sparen, egal wie man es betrachtet. Okay, effizientes Arbeiten ist auch sehr wichtig, was letztendlich zu Kosteneinsparungen führt. Für die Mitarbeiter ergeben sich auch mehrere Vorteile, z.B. bietet das papierlose Büro die Möglichkeit, unabhängig von Ort und Zeit zu arbeiten. Keine Bürokratie mehr, sondern direkt zum Ziel. Das bringt Vorteile! Am wichtigsten ist jedoch die Kosteneinsparung, was auch logisch ist. Auch wenn wir uns langsam von einer schlechten Wirtschaftslage erholen, sind die Folgen immer noch spürbar. Kosteneinsparungen sind daher auch der Grund, warum Unternehmen diese neue Arbeitsweise weitgehend einführen. Untersuchungen der AIIM (Association For Information and Image Management) zeigten, dass 42% der Unternehmen ihre Investitionen (denken Sie an Software und Ausrüstung) innerhalb eines Jahres zurückverdient haben. 57% haben 18 Monate gebraucht, um dies zu tun. Ein Grund mehr, ernsthaft darüber nachzudenken, nicht wahr?
Sicherheit
Sicherheit ist auch ein wichtiger Grund zum Schalten. „Nein, ich lege meine kritischen Geschäftsinformationen nicht in die Cloud, also kann ich sie nicht kontrollieren“ oder „Wenn du all den Geschichten über Sicherheitsverletzungen glauben musst, lass mich mein eigenes Archiv verwalten.“ sind häufige Argumente für die Aufbewahrung des Archivs in Papierform innerhalb des Unternehmens. Okay, ich frage mich: Was ist mit der Sicherheit des Aktenschranks, der Schublade oder des Raumes in Ihrer eigenen Organisation? Wer hat Zugang dazu? Wie stellen Sie sicher, dass kein Papier herumliegen bleibt? Woher wissen Sie, ob die Informationen vollständig sind? Häufig werden alle möglichen Einwände gegen die Sicherheit einer solchen „Cloud“-Lösung erhoben, aber die Leute vergessen, wie die Dinge derzeit in der Papiersituation stehen. Glauben Sie mir, das kann zu schockierenden Ergebnissen führen. Auf jeden Fall will eine Organisation die bestmögliche Sicherheit für ihre Informationen, weshalb ich Ihnen empfehle, im Zweifelsfall Rat von Fachleuten einzuholen. Schließlich sind Ihre Informationen wertvoll!
Arbeiten mit wenig Papier
Vielleicht ist ein völlig papierloses Büro ein großer Schritt, aber die obigen Informationen geben definitiv Anlass zum Nachdenken. Beginnen Sie mit der Arbeit in einer papierlosen Umgebung, vielleicht ist das genau der Schritt, den Ihre Organisation braucht!
Warum ist das papierlose Büro kein Hype, wie am Anfang gedacht? Die Antwort darauf hat sich bewährt!