Archivvernichtung ist die Vernichtung eines überschüssigen oder überschüssigen Archivs. Der Hauptgrund für die Wahl der Archivvernichtung ist die Überschreitung der minimalen Aufbewahrungsfrist oder das Erreichen der maximalen Aufbewahrungsfrist. Wie genau funktioniert das und wie funktioniert Archive-IT, wenn ein Kunde die Zerstörung eines Archivs anordnet? Wir erklären es Ihnen!
Aufbewahrungsfristen
Es kann sehr zeitaufwendig sein, Dokumente richtig zu strukturieren und zu speichern. Fast alle Dokumente haben heute eine Aufbewahrungspflicht, wie z.B. Krankenakten (15 Jahre) oder Personalakten (7 Jahre). Die Nichteinhaltung dieser Richtlinien kann zu schwierigen rechtlichen Verfahren oder sogar zu einem Besuch der Steuerbehörden führen. Um dem Kunden die Sache ein wenig zu erleichtern, können die Aufbewahrungsfristen im Archive-IT-System übersichtlich verfolgt werden!
Vernichtung auf sichere Weise
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann das Dokument vernichtet werden. Es ist wichtig, dass die Zerstörung auf sichere Weise erfolgt. Natürlich wollen Sie nicht, dass Ihre vertraulichen Dokumente einfach so auf der Straße liegen bleiben. Es stellt sich oft heraus, dass die Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen, um Dokumente zu vernichten, nicht immer effektiv genug sind. Durch die fortschrittlichen Techniken wird es immer einfacher, Papierreste bis zum Originaldokument zurückzuverfolgen. Deshalb müssen Unternehmen strengere Anforderungen an die Art und Weise stellen, wie sie ihre Dokumente vernichten, um das GDPR einhalten zu können.
Zusammenarbeit mit SUEZ
Bei der Archivvernichtung arbeitet Archive-IT mit SUEZ zusammen. Archive-IT startet den Vernichtungsprozess nur, wenn der Kunde ihn bestellt. SUEZ sorgt dann dafür, dass Ihre Dokumente sicher und umweltfreundlich vernichtet werden. Um dies zu erreichen, haben sie einen Container entwickelt, der speziell für die Archivvernichtung verwendet wird, nämlich den SECURE-DATA-Container. Darüber hinaus verfügen sie über alle notwendigen Zertifikate, die von den Gesetzen und Vorschriften vorgeschrieben sind. Die Zerstörung erfolgt in einem vollständig geschlossenen Kreislauf. Gemeinsam mit SUEZ ist Archive-IT bestrebt, den Kunden von all seinen Sorgen zu befreien und die Archivvernichtung nach strengen Vorgaben durchzuführen. Nach erfolgter Vernichtung erhält der Kunde ein Vernichtungszertifikat.
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