Alles, was Sie über PDF/A wissen müssen

Wenn ein Dokument mit Text und Bildern online geteilt werden soll, wird oft das PDF-Format gewählt. Der Vorteil dabei ist, dass das Dokument immer gleich aussieht, egal ob es auf einem Handy, Tablet oder Computer angesehen wird. Für Archivdokumente, wie Personal- oder medizinische Akten, gelten jedoch noch strengere Anforderungen. Diese Dokumente müssen nämlich immer exakt gleich angezeigt werden, unabhängig von den Umständen. Um diese Anforderungen zu erfüllen, wurde PDF/A entwickelt.

Was ist PDF/A?

PDF/A steht für Portable Document Format Archivable und ist eine spezielle Variante des PDF-Formats. Dieses Format wurde speziell für die langfristige Archivierung von Dokumenten entwickelt. Ein PDF/A stellt sicher, dass die Darstellung des Dokuments langfristig konsistent bleibt, unabhängig von Veränderungen in Systemen und Technologien.

Das Format ist unabhängig von externen Faktoren wie Schriftarten, Layouts und Multimedia-Elementen, da alle erforderlichen Daten im Dokument selbst enthalten sind. Darüber hinaus eignet sich ein PDF/A hervorragend für die Verwendung von Metadaten, wodurch Dokumente besser klassifiziert und leichter auffindbar werden.

Im Gegensatz zu einer Standard-PDF-Datei ist PDF/A ISO-standardisiert und erfüllt die Anforderungen für nachhaltiges digitales Archivieren. Dadurch wird die Integrität und Authentizität der Dokumente sichergestellt. Einmal im PDF/A-Format gespeichert, können Dokumente nicht mehr verändert werden.

Verschiedene Versionen von PDF/A

Es gibt vier verschiedene Arten von PDF/A: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4. Diese Versionen wurden entwickelt, um unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentenarchivierung zu erfüllen.

PDF/A-1

PDF/A-1 ist die erste entwickelte Version. Dieser Dateityp wird häufig für Dokumente verwendet, die über einen langen Zeitraum aufbewahrt werden müssen, aber keine Multimedia-Elemente enthalten. Es ist erforderlich, dass Schriftarten eingebettet werden, damit der Text korrekt dargestellt wird und nicht von externen Faktoren abhängt.

Diese Version hat jedoch einige Einschränkungen: Sie unterstützt keine Multimedia-Elemente (z. B. Audio oder Video), keine Transparenzen oder komplexe Grafiken. Zudem können keine Anhänge in das Dokument eingefügt werden.

PDF/A-2

PDF/A-2 bietet erweiterte Funktionen. Dieser Dateityp unterstützt Transparenzen, sodass Dokumente mit transparenten Ebenen oder Bildern kompatibel sind. Außerdem verwendet er fortschrittliche Kompressionsalgorithmen, die die Dateigröße reduzieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

PDF/A-2 unterstützt außerdem OpenType-Schriftarten, was eine größere Flexibilität bei der Schriftartenauswahl ermöglicht. Zudem können PDF-Dateien als Anhänge hinzugefügt werden. Diese Version eignet sich für Dokumente mit grafischen Elementen oder technische Dokumente und Berichte mit Diagrammen oder Grafiken.

PDF/A-3

PDF/A-3 basiert auf PDF/A-2, bietet aber eine wichtige Erweiterung: Es ist möglich, Nicht-PDF-Dateien als Anhang hinzuzufügen. Dadurch können z. B. Excel- und Word-Dateien, Bilder oder Videos eingebettet werden. Der Nachteil ist, dass dadurch die Dateigröße erheblich steigen kann.

PDF/A-4

PDF/A-4 ist die neueste Version des PDF/A-Standards. Diese Version bietet erweiterte Funktionen, um ein breiteres Spektrum an Archivierungsanforderungen zu erfüllen.

Der Dokumenttyp basiert auf PDF/A-2, bietet aber umfassendere Möglichkeiten für die Verwaltung von Metadaten. Dadurch können Dokumente leichter indexiert und gefunden werden. Außerdem bietet es eine standardisierte Strukturierung von Dokumenten und unterstützt digitale Signaturen sowie Zeitstempel, um die Integrität zu erhöhen. Zudem unterstützt PDF/A-4 sowohl TrueType- als auch OpenType-Schriftarten, was mehr Flexibilität bietet.

Ein wichtiger Unterschied zu PDF/A-3 besteht darin, dass PDF/A-4 keine Anhänge unterstützt. Dadurch eignet sich dieser Typ für einfache Dokumente, die keine angehängten Dateien benötigen. Die Dateigröße von PDF/A-4 ist in der Regel kleiner als die von PDF/A-3.

A-Typ vs. B-Typ

PDF/A-Dateien können als A- oder B-Typ gespeichert werden. Diese Typen beziehen sich auf den Grad der Dokumentenerhaltung und hängen von der erforderlichen Zugänglichkeit und Durchsuchbarkeit ab.

• A-Typ Der A-Typ eignet sich für Dokumente, die sowohl barrierefrei als auch durchsuchbar sein müssen und langfristig in einer strukturierten Form aufbewahrt werden sollen. Dies ist oft der Fall bei Dokumenten, die analysiert oder durchsucht werden müssen, wie z. B. Textdateien oder Berichte.
• B-Typ Der B-Typ ist ideal für Dokumente, die visuell unverändert bleiben sollen, wie gescannte Dokumente, Bilder oder Grafiken. In diesem Fall muss der Inhalt nicht durchsuchbar sein – es geht in erster Linie darum, die visuelle Integrität des Dokuments zu bewahren.

Wie werden PDF/A-Dateien in verschiedenen Bereichen verwendet?

In verschiedenen Branchen werden PDF/A-Dokumente für unterschiedliche Zwecke verwendet. Hier sind einige Beispiele:

Welche Vorteile bietet die Verwendung von PDF/A-Dateien?

Der größte Vorteil von PDF/A-Dateien besteht darin, dass sie gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Sie helfen Organisationen, rechtliche Anforderungen im Dokumentenmanagement zu erfüllen, wie z. B. DSGVO, SOX und Steuerrecht. Zudem bieten PDF/A-Dateien rechtliche Sicherheit, da gespeicherte Dokumente nicht mehr verändert werden können.

Langfristig kann die Verwendung von PDF/A kosteneffizient sein, da die Archivierung einfacher und fehlerfreier wird. Das Format ist zukunftssicher, da es unabhängig von technologischen Veränderungen bleibt. Dokumente können mit zukünftigen Software- und Hardwarelösungen geöffnet werden, ohne dass die Lesbarkeit verloren geht.

Die Integrität der Dokumente gewährleistet, dass sie bei einer Prüfung leicht überprüft werden können. PDF/A-Dateien können verschlüsselt und mit digitalen Signaturen versehen werden, was die Sicherheit und Authentizität erhöht. Außerdem verbessert die OCR-Technologie für Metadaten die Durchsuchbarkeit der Dokumente, was Arbeitsabläufe beschleunigt.

Wie kann Archive-IT Ihnen dabei helfen?

Archive-IT verfügt über die erforderlichen Technologien zur Erstellung von PDF/A-Dateien. In Zusammenarbeit mit Ihnen prüfen wir die gesetzlichen Anforderungen, die technischen Möglichkeiten Ihrer Software und Ihre spezifischen Wünsche im Bereich der digitalen Archivierung.

Ob es um die Konvertierung digitaler Dokumente in PDF/A oder das Scannen von Papierdokumenten in das richtige digitale Archivformat geht – auf Wunsch mit Texterkennung – wir haben das Know-how und die Werkzeuge, um Ihre Informationen zukunftssicher zu machen.

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