In Unternehmen nimmt das digitale Archivmanagement eine wichtige Rolle ein. Doch wie stellen Unternehmen sicher, dass ihre Archivierungsprozesse mit der zunehmenden Menge an digitalen Dokumenten und Dateien mitwachsen? In diesem Blogbeitrag stellen wir 10 Voraussetzungen vor, die Sie erfüllen müssen, um Ihr digitales Archiv im Hinblick auf Wachstum und Effizienz zu optimieren und zu verbessern.
1. Inventarisieren und Klassifizieren
Die Inventarisierung und Klassifizierung von digitalen Archiven ist wichtig für die Aufbewahrung, Verwaltung und Zugänglichkeit digitaler Informationen. Zunächst ist eine gute Bestandsaufnahme unerlässlich, um festzustellen, welche elektronischen Dokumente und Dateien im Archiv vorhanden sind. Dazu gehört die Identifizierung von Dateitypen, Metadaten und die Herkunft der Dokumente.
Anschließend ist eine sorgfältige Klassifizierung wichtig, um die Informationen für eine effiziente Nutzung zu strukturieren und zu organisieren. Dabei müssen auch rechtliche Aspekte wie Datenschutzgesetze und die Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente berücksichtigt werden. Eine erfolgreiche Inventarisierung und Klassifizierung verbessert die Auffindbarkeit und die Einhaltung von Archivierungsstandards, was für die Aufbewahrung digitaler Archive und eine effektive Informationsstruktur unerlässlich ist.
2. Aufbewahrungspolitik
Wie bereits erwähnt, müssen rechtliche Aspekte wie Datenschutzgesetze und die Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente und (persönliche) Dateien berücksichtigt werden. Diese Richtlinien, die auch als Aufbewahrungsrichtlinien bezeichnet werden, bieten eine Struktur und Leitlinien für die sorgfältige und rechtskonforme Aufbewahrung und schließlich Vernichtung digitaler Informationen. Durch die Einhaltung dieser Richtlinien können Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch die Privatsphäre schützen und Unterlagen effizient und bequem verwalten.
3. Skalierbarkeit
Bei einem wachsenden digitalen Archiv ist Skalierbarkeit erforderlich, damit nie wieder zu wenig Speicherplatz vorhanden ist. Durch die Arbeit mit einer Cloud-Lösung kann zum Beispiel zusätzliche Kapazität (Rechenleistung, Speicher, Speicherplatz) schnell und einfach hinzugefügt werden, um den Bedarf zu decken. Dies führt zu mehr Flexibilität und Effizienz und ermöglicht es Unternehmen, schnell zu expandieren, um die wachsende Menge an digitalen Informationen zu bewältigen.
Außerdem werden Dokumente, die nicht mehr täglich benötigt werden, archiviert, so dass die Primärsysteme für aktive Dokumente frei werden. Durch Investitionen in skalierbare Archivierungssysteme können sich Unternehmen auf künftiges Wachstum und technologische Entwicklungen vorbereiten, ohne ihre Systeme komplett austauschen zu müssen.
4. Automatisierung
In einem wachsenden digitalen Archiv spielt die Automatisierung eine wichtige Rolle. Die Automatisierung ermöglicht es zum Beispiel, unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente und Dateien genau und effizient zu verwalten. Auf diese Weise werden zwischenzeitliche Kontrollmomente überflüssig und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften werden automatisch sichergestellt. Darüber hinaus wird der Archivierungsprozess durch eine automatisierte Kategorisierung vereinfacht, bei der Datensätze auf der Grundlage von Metadaten in den richtigen Ordnern abgelegt werden. Dies verringert nicht nur das Risiko menschlicher Fehler, sondern beschleunigt auch den Archivierungsprozess. Durch die Automatisierung verbessern Unternehmen die Effizienz der Archivierung und passen sich gleichzeitig dem wachsenden Volumen an digitalen Informationen an.
5. Festlegung von Zugriffsebenen
Durch die Festlegung von Zugriffsebenen können Unternehmen den Zugriff auf Archivinformationen verwalten und sichern. Die Verwendung von Zugriffsebenen bedeutet, dass sichergestellt wird, wer welche Informationen anzeigen, bearbeiten oder löschen darf. Dies ist sehr wichtig, insbesondere in Situationen, in denen es um vertrauliche oder sensible Informationen geht. Unternehmen können unterschiedliche Zugriffsrechte auf der Grundlage von Jobrollen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Dadurch werden die Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt und die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und Sicherheitsvorschriften gewährleistet. Die Feinabstimmung der Zugriffsrechte trägt zur Sicherheit und Zuverlässigkeit des digitalen Archivs bei, was für ein erfolgreiches Records Management unerlässlich ist.
6. Optimieren der Suchfunktionalität
Mit zunehmendem Umfang des Archivs wird das schnelle und effiziente Auffinden von Informationen immer wichtiger. Durch die Verbesserung der Suchfunktionalität können die Benutzer genauer und schneller nach bestimmten Dokumenten, Dateien oder Daten innerhalb des Archivs suchen. Dies geschieht durch die Anwendung von Metadaten, Schlüsselwörtern und Filtern auf Dokumenten und Dateien.
7. Versionsverwaltung
Die Versionsverwaltung bietet die Möglichkeit, immer zur ursprünglichen Version der Datei oder des Dokuments zurückzukehren, auch nach zahlreichen Änderungen und Aktualisierungen. Dadurch wird die Zuverlässigkeit der digitalen Informationen gewährleistet. Jede Änderung wird sorgfältig nachverfolgt, so dass die Benutzer die gesamte "Geschichte" verfolgen können. Die Möglichkeit, auf die ursprüngliche Version zurückzugreifen, bietet nicht nur ein Gefühl der Kontrolle, sondern stärkt auch die Einhaltung von Vorschriften und Qualitätsstandards sowie die Fähigkeit, Fehler zu korrigieren, ohne dass wichtige Daten verloren gehen.
8. Sicherheit
Die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität. Sie umfasst Maßnahmen und Prozesse, die die Zuverlässigkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit von Archivinformationen gewährleisten. Dazu gehören die Zugangskontrolle, die nur befugtem Personal den Zugriff auf Archivdaten ermöglicht, und die Verschlüsselung, die die Daten während der Speicherung und Übertragung schützt. Dies ist sehr wichtig, insbesondere in einer Zeit, in der die Datensicherheit zu einer Priorität geworden ist und Unternehmen leider zunehmend Cyber-Bedrohungen ausgesetzt sind.
9. Backups
Regelmäßige Backups sind ein sehr wichtiger Bestandteil der digitalen Archivverwaltung. Dies bedeutet, dass alle digitalen Archivdaten in einen separaten Speicherbereich kopiert werden, um sicherzustellen, dass im Falle eines technischen Ausfalls oder menschlichen Versagens die Archivinformationen sicher wiederhergestellt werden können. Aber Vorsicht! Achten Sie auch auf die Aufbewahrungsfristen der Kopien eines Backups.
10. Wissen der Mitarbeiter
Letztlich ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens über die notwendigen Kenntnisse verfügen, um effektiv mit dem digitalen Archiv arbeiten zu können. Tipp! Als Unternehmen können Sie in Erwägung ziehen, interne Schulungen durchzuführen oder ein Handbuch zu erstellen. Auf diese Weise bleibt das digitale Archiv übersichtlich und strukturiert und macht wertvolle Informationen für alle zugänglich, sofern sie über die richtigen Zugriffsrechte verfügen.
Wie Sie gelesen haben, bildet ein gut verwaltetes digitales Archiv die Grundlage für eine ständig wachsende Zahl von Unterlagen. Möchten Sie mehr über unsere Dienstleistungen rund um das Thema "digitale Archivierung" oder über unsere selbst entwickelten Softwarelösungen wie Virtual Archive und AIR erfahren? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Unser Team ist bereit, Ihre Fragen zu beantworten und Sie zu unterstützen.