Archive-IT scannte schnell alle aktuellen Dateien der Stichting Centrum ’45, damit ihr Geschäftsbetrieb fortgesetzt werden konnte. Die Stichting Centrum ’45, das nationale Institut für Fachdiagnostik und Behandlung von Psychotraumabeschwerden, hat kürzlich auf eine elektronische Patientenakte umgestellt. Geschäftsführer Twan Driessen erklärt: „Die Mitarbeiter zögerten, digital zu arbeiten. Schließlich hat Papier einen emotionalen Wert“. Nachdem sich Centrum ’45 für den Wechsel zu einer EPD entschieden hatte, musste das Archiv schnell digitalisiert werden.
Unmöglich?
„Es war ein unmöglicher Job“, sagt Mr. Driessen. „Aber innerhalb von sieben Tagen stellte uns Archive-IT mehr als 2200 Dateien mit rund 290.000 Bildern digital zur Verfügung. Alle laufenden Dateien mussten gescannt werden, während die Kunden wöchentlich zur Behandlung wiederkommen. „Es war eine enorme logistische Aufgabe, die erfolgreich abgeschlossen werden konnte. Als wir auf die digitale Datei umgestellt haben, waren alle gescannten Bilder auf der sicheren Verbindung zwischen Archive-IT und Centrum ’45 fertig. Diese könnten daher direkt angegangen werden.“
Guter Partner
„Die Mitarbeiter sahen sofort die Vorteile der digitalen Akte“. Sie müssen nicht nur ins Sekretariat gehen, um eine Akte zu sehen. Sie können die Datei einfach auf ihrem PC einsehen. Darüber hinaus können sie über das System spezifische Zielgruppen einsehen und analysieren. „Aufgrund der Sensibilität für den Datenschutz unserer Dateien brauchten wir einen guten Partner, bei dem sich Archive-IT durchgesetzt hat“, sagt Geschäftsführer Twan Driessen.
Betriebliche Effizienz
„Bevor ich zur Arbeit bei der Stichting Centrum 45 kam, war ich als Hausärztin tätig“, sagt Herr Driessen. „Ich hatte dort bereits eine digitale Datei. Als ich hierher kam, arbeiteten alle noch mit einer Papierakte. Ich dachte, es sei altmodisch, immer noch mit Papierakten zu arbeiten. Der wichtigste Grund für den Wechsel von Centrum ’45 zu einer digitalen Datei war, dass die Verwaltung unmöglich war. Man kann nichts rationalisieren, man kann keine Effizienz in den gesamten Behandlungsprozess bringen, und wenn man es nicht digital verwalten kann und wenn man keine Messungen darüber durchführen kann, ist das Management unmöglich. Werkzeuge können nun auch in die Personalakte integriert werden, so dass sie eine Reihe von Prozessen durchlaufen müssen, die für die Qualität wichtig sind, was mit einer Papierakte nicht möglich ist. Viele Dateien werden nun jedes Jahr geschlossen und mit einer Papierakte müssen Sie diese Datei pro Datei durchgehen. Jetzt können Sie das auf Knopfdruck tun und alle Dateien für dieses Jahr sind geschlossen.“