Von physisch zu digital

Vorbereitung

Ein guter Anfang ist die halbe Arbeit. Deshalb investieren wir viel Zeit in die Vorbereitungsphase, wobei wir die Benutzerfreundlichkeit, Ihre Wünsche und die Gesetze und Vorschriften berücksichtigen. Der Ausgangspunkt ist, Ihren täglichen primären Prozess so wenig wie möglich zu stören.

Um einen reibungslosen Übergang von Papier zu digital zu gewährleisten, wird ein erfahrener Berater von Archive-IT Sie durch den gesamten Prozess begleiten. In Absprache mit Ihrer Kontaktperson werden die Arbeitsvereinbarungen und die Planung vorgenommen. Sie erhalten auch Zugang zu dieser Planung, so dass Sie den gesamten Prozess genau verfolgen können.

Die Scananweisungen werden gemeinsam mit Ihrer Kontaktperson erstellt, damit wir wissen, wie wir die Dateien für das Scannen vorbereiten müssen. Überlegen Sie, wie Sie die Registerkarten anordnen, ob Sie Post-it-Zettel entfernen wollen, ob Sie verschiedene Formate scannen wollen usw.

Für viele Organisationen ist die Digitalisierung von Informationen eine ziemliche Umstellung. Deshalb bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit einem Proof of Concept zu beginnen, bei dem wir einige Testdateien für Sie digitalisieren. Anhand dieses Probescans können Sie feststellen, ob dies Ihren Wünschen entspricht.

Umsetzung

Transport
Entsprechend der vereinbarten Planung werden leere Trollies oder Europaletten/Kartons an Sie geliefert. Nach dem Befüllen (durch Sie oder Archive-IT, je nach Ihrer Wahl) werden sie per direktem und versiegeltem Transport abgeholt.

Einlass
Nachdem die physischen Akten bei Archive-IT eingetroffen sind, beginnen wir mit der Aufnahme (Registrierung) der Akten. Sie können zwischen mittlerer und hoher Aufnahme wählen.

* Wenn eine bestimmte Datei in der Referenzdatei nicht bekannt ist, wird unser Mitarbeiter die Aufnahme manuell mit dem Satz "Aufnahme hoch" durchführen.

** Der Satz basiert auf der manuellen Eingabe von zwei Datenfeldern pro Datei. Für jedes zusätzlich einzutragende Feld werden Kosten berechnet. Diese zusätzlichen Kosten fallen nur an, wenn wir diese Felder manuell ausfüllen müssen. Wenn wir in der Lage sind, die Daten aus einer Datenbank zu konvertieren, so dass wir nur das erste Feld manuell ausfüllen müssen, fallen dafür keine zusätzlichen Kosten an. Sie können bis zu sechs Datenfelder pro Datei registrieren.

Vorbereiten von Dateien zum Scannen
Nach der Aufnahme beginnen wir mit den Bereinigungsarbeiten, bei denen die Akten gemäß den Scananweisungen scanfähig gemacht werden. Dies ist ein arbeitsintensiver und unverzichtbarer Schritt im Digitalisierungsprozess.

Digitalisieren von Akten
Als nächstes können wir mit der Digitalisierung der Akten beginnen. Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, findet während des Scanvorgangs eine Reihe von Kontrollen statt:

• Leere Seiten werden automatisch entfernt.
• Schwarze Ränder werden nach Möglichkeit per Software entfernt.
• Automatische Erkennung von Doppeleinzug.
• Schiefe Dokumente werden, soweit möglich, per Software begradigt.

Lieferung von digitalen Dateien
Nach dem Scannen der Dateien werden Ihnen die digitalen Dateien zugestellt. Wenn wir ein Upload-Tool für Ihre Anwendung haben, können wir die digitalen Dateien in Ihre Umgebung hochladen. Sollte dies nicht möglich oder nicht gewünscht sein, werden die Dateien über eine sichere Datenübertragung angeboten, nach der Sie diese Dateien importieren können. Wenn Sie sich für die Software von Archive-IT entschieden haben, kümmert sich Archive-IT um den Import aller digitalen Dateien in Ihre eigene Softwareanwendung.

Zwischenzeitlich angeforderte Dateien
Wenn Sie eine Datei benötigen, die sich bei Archive-IT befindet, können Sie diese Datei mit Priorität anfordern. Dies ist nur möglich, wenn Sie mit der Archive-IT-Software arbeiten. Dies ist mit Kosten verbunden, die Sie bei Archive-IT erfragen können.

Scannen mit automatischer Indizierung
Sie können wählen, ob die Dokumente automatisch von der Software indiziert werden sollen. Unsere Scan-Software muss dann "trainiert" werden, damit Ihre Dokumente erkannt werden. Gerne 'schulen' wir unsere Software gemeinsam mit Ihnen bei Archive-IT.

Nachsorge

Digitale Dateien
Nach der Übergabe der digitalen Dateien bewahrt Archive-IT alle gescannten Dokumente noch drei Monate lang auf. Während dieser Zeit können Sie überprüfen, ob die gescannten Dateien wie vereinbart korrekt, vollständig und in guter Qualität digitalisiert wurden. Nach Ablauf dieser Frist stellen wir Ihnen ein Empfangsprotokoll aus, das bestätigt, welche Akten von Archive-IT digitalisiert worden sind.

Physische digitalisierte Akten
Die Akten werden drei Monate lang verwaltet. Nach Ablauf dieser Frist können Sie aus den folgenden Optionen wählen:

• Die Akten werden vernichtet (siehe Vernichtung und Abhebung).
• Die Akten werden zurückgegeben (siehe Vernichtung und Abhebung).
• Die Akten werden im Archivdepot von Archive-IT aufbewahrt/gepflegt (siehe Aufbewahrungsmethode auf Palettenebene oder Aufbewahrungsmethode auf Dateiebene).

Es ist sehr wichtig, dass beim Scannen der physischen Dateien die richtigen Metadaten mit den Dateien verknüpft werden. Wenn später im Prozess die digitale Ausgabe hochgeladen oder in Ihre Anwendung importiert wird, müssen die richtigen Informationen in die richtige Datei eingefügt werden. Bei der Verarbeitung werden die Barcodeblätter als Kopfblätter verwendet. Jedes Barcodeblatt hat eine eindeutige Archive-IT-Nummer, die mit den Metadaten der betreffenden Datei verknüpft ist. Die Strichcodeblätter sind in der digitalen Datei nicht zu sehen.

Allgemein

Der Vollständigkeit halber möchten wir Sie auf Folgendes hinweisen
Während des Scanvorgangs werden die Akten von Heftklammern, Klebevorrichtungen und (falls zutreffend) vom Umschlag befreit. Die Dateien werden dann in der Reihenfolge des Scannens gestapelt. Die Dateien werden durch ein Barcodeblatt (mit einer eindeutigen Archiv-IT-Nummer) getrennt. Nach dem Scannen ist kein Bedarf mehr an einzelnen Aktenordnern vorhanden.

Die Rekonstruktion der Dateien in ihrem ursprünglichen Zustand ist möglich und wird zu einem angemessenen Stundensatz durchgeführt. Die ursprünglichen Laschen werden bei der Rekonstruktion durch Barcode-Laschen ersetzt, die nicht herausragen. Die Akten werden in ihrem ursprünglichen Umschlag (Loseblatt oder gebunden) zurückgegeben. Die ursprünglichen Registerkarten werden in der Datei nicht ersetzt.

Sicherung der Qualität
Das Scannen von Dokumenten ist weitgehend eine manuelle Tätigkeit. Archive-IT arbeitet ständig daran, seine Prozesse weiter zu optimieren und damit Qualität und Effizienz zu steigern. Trotz ständiger Kontrolle und Überwachung des Scanprozesses im Rahmen unseres ISO-zertifizierten Unternehmensmanagementsystems ist eine Fehlertoleranz von 0% nicht möglich. Archive-IT ist bestrebt, eine maximale Fehlertoleranz von 0,5% zu erreichen.

Öffnungszeit
Die zu digitalisierenden Akten können mit Vorrang angefordert werden. Unser Abholdienst ist von Montag bis Freitag von 8:30 bis 17:00 Uhr geöffnet, mit Ausnahme von staatlich anerkannten Feiertagen. Wenn Sie Dateien auf physischem Wege anfordern, tun Sie dies bitte vor 15.00 Uhr, damit wir sie noch am selben Tag versenden können.