Bei dieser Form der Archivierung werden die Akten in großen Mengen in unserem Archiv gespeichert. Akten können einfach über unsere Virtual Archive Basic Software angefordert und Ihnen digital oder physisch zurückgegeben werden.
Arbeitsmethode Paletten Lagerung
Eigenschaften
Sicherheit
- Ausweisgestützte Zugangskontrolle
- Kamera-Sicherheit
- Einbruchsprävention
Umgebung
- Luftfeuchtigkeit zwischen 20% und 70%
- Durchschnittliche Temperatur 19 °C
- Direkte Übermittlung an die Feuerwehr
Digitalisierung
- Scanning on Demand
- Digital verfügbar innerhalb von 24 Stunden
- Archivverwaltung über Virtual Archive Basic
- Registrierung auf Paletten-, Kisten- oder Aktenebene
Einführung
Archive-IT verfügt über drei Standorte für die Palettenlagerung (Brüggen, Reuver und Hoogezand). Die Wahl des Standortes wird von Archive-IT bestimmt. Beide Standorte haben die gleichen Möglichkeiten in Bezug auf Sicherheit und Katastrophen. Es ist möglich, dass wir während der Vertragslaufzeit das Archiv von einem Ort zum anderen verlegen müssen. In diesem Fall werden wir Sie informieren.
Umsetzung
Beim Stapeln der Europalette(n) ist Folgendes zu beachten:
- Die Archivboxen dürfen nicht über die Europalette hinausragen.
- Der Inhalt der Archivboxen muss von außen lesbar sein.
- Die Europalette kann bis zu einer maximalen Höhe von 1200 mm gestapelt werden (einschließlich Höhe der Europalette).
Die Lagerung erfolgt ausschließlich der Lieferung von Kisten. Die Boxen können separat bestellt werden.
Der Kunde stellt (sofern in der Anlageübersicht nicht anders beschrieben):
- Extrahieren der Akten aus dem Archiv.
- Verpacken der Akten in Kartons.
- Befüllung der Europaletten/Archivwagen mit Kartons.
- Vorbereiten der Akten für den Transport.
Indizierung Ihrer Unterlagen
Um die physischen Akten nach der Einlagerung wiederfinden zu können, müssen die Archivboxen mit einem Index versehen werden. Dies kann mit dem Vermerk "von - bis" auf der Verpackung geschehen. Sie müssen auch eine Excel-Datei mit den Indexdaten liefern. Eventuell benötigte Barcode-Aufkleber werden von uns zur Verfügung gestellt.
Es besteht die Möglichkeit, die Indexierung durch unsere Mitarbeiter durchführen zu lassen. Die Archiv-IT-Eingangsrate basiert auf der Eingabe von zwei Datenfeldern pro Feld. Für jedes weitere Datenfeld, das eingegeben werden muss, wird eine zusätzliche Gebühr erhoben. Dies gilt nur, wenn wir die Daten manuell eingeben müssen. Wenn wir die Daten aus einer Datenbank konvertieren können, haben Sie sechs Datenfelder zum Standardsatz.
Öffnungszeit
Unser Abholdienst ist von Montag bis Freitag von 8.30 bis 17.00 Uhr verfügbar, außer an Feiertagen. Wenn Sie Dateien auf physischem Wege anfordern, tun Sie dies bitte vor 15.00 Uhr, damit wir sie noch am selben Tag versenden können.
Vernichtung und Abhebung
Für die Abhebung oder Vernichtung von Akten verweisen wir auf die Arbeitsmethode der Vernichtung und Abhebung.
