Vernichtung von Akten
Archive-IT hat eine Partnerschaft mit der Firma Suez für die Vernichtung von Archivdokumenten. Die Suez-Niederlassung, mit der wir zusammenarbeiten, befindet sich in Weurt bei Nijmegen.
Die Vernichtung der Akten umfasst die folgenden Tätigkeiten:
- Sicherer Transport der Akten zur Vernichtungsanlage
- Zerstörung der Akten bis zur Unkenntlichkeit
- Nach der vertraulichen Vernichtung wird dem Kunden von Archive-IT ein Vernichtungszertifikat ausgestellt.
Wir setzen volle Lastwagen ein, was bedeutet, dass die eigentliche Zerstörung einige Wochen oder sogar einige Monate dauern kann. Aus Kostensicht hat dies keine Konsequenzen für Sie. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass die Vernichtung erst im nächsten Kalenderjahr erfolgt, übernehmen wir selbstverständlich die Lagerkosten. Sobald die endgültige Vernichtung stattgefunden hat, informieren wir Sie über das Kundenportal oder über ein Zertifikat (je nach den von Ihnen erworbenen Dienstleistungen).
Im Falle der Beendigung der Kundenbeziehung nach der Vernichtung löschen wir innerhalb von 13 Monaten:
- Die Umgebung des Virtual Archive, über die auf die Aufzeichnungen zugegriffen wurde (falls vorhanden)
- Die Bilder aller in digitaler Form angeforderten Dossiers
- Die Metadaten der Dossiers in der Verwaltung
- Das Kundenportal, falls vorhanden
Abheben von Akten
Das Abheben der Dateien bedeutet, dass die Dateien zurückgegeben oder an anderer Stelle gespeichert werden.
Die Abhebung der Akten umfasst die folgenden Aktivitäten:
- Die Mitarbeiter von Archive-IT entfernen die Akten auf der Grundlage der digitalen Akten oder der von Ihnen angegebenen schriftlichen Kriterien.
- Einlegen der zu hebenden Akten in Kisten/Boxen oder Kartons auf Europaletten. Wenn die Akten auf Europaletten zurückgeschickt werden, stellt der Kunde Tauschpaletten zur Verfügung oder die Kosten für die Europaletten gehen zu Lasten des Kunden.
- Der Kunde wird informiert, wenn alle Dateien für den Transport bereit sind.
- Im Falle der Archivverwaltung wird ein Auslaufprotokoll erstellt, das über das Portal zugänglich gemacht wird
Die Abhebung der Akten umfasst nicht die folgenden Tätigkeiten:
- Die Kisten/Boxen müssen im Voraus und in Ihrem Namen an Sie geliefert werden. Ein Archiv-IT-Mitarbeiter aus der Serviceabteilung wird sich zu diesem Zweck mit Ihnen in Verbindung setzen
- Der Transport der Dateien an einen anderen Ort wird in Ihrem Namen und auf Ihre Kosten durchgeführt.
Für die Abhebung der Akten und der gelieferten Kartons/Europaletten wird eine Gebühr erhoben.
Im Falle der Beendigung der Kundenbeziehung löschen wir die Daten innerhalb von 13 Monaten:
- Jede Virtual Archive umgebung, die für den Zugriff auf die Dateien verwendet wird.
- Die Bilder aller in digitaler Form angeforderten Dossiers.
- Die Metadaten der Dossiers in der Verwaltung.
- Jedes Kundenportal.