Die digitale Informationsspeicherung ist mehr als nur die digitale Speicherung von Dateien und das war's. Digitale Informationen gehen leicht verloren, sind oder werden unauffindbar und auch leicht unlesbar. Viele Dokumente haben eine (gesetzliche) Aufbewahrungsfrist und müssen danach vernichtet oder aus dem System exportiert werden.
Um dies zu gewährleisten, speichert AIR nicht nur die digitalen Dateien, sondern auch alle Metadaten, die zu den Dateien gehören. Probleme, die sich aus unvollständigen Metadaten ergeben, können durch die Erstellung eines allgemeinen Klassifizierungsplans für Ihr Unternehmen vermieden werden. In diesem Ablageplan beschreiben Sie die minimalen Metadaten, die Ihre Organisation benötigt, um ihre Geschäftsabläufe zu unterstützen und Informationen dauerhaft zugänglich zu halten. Die Dokumentstruktur in AIR wird auf der Grundlage Ihres Klassifizierungsplans aufgebaut. Der Vorteil der Arbeit mit AIR besteht darin, dass Sie die Archivierung bereits zum Zeitpunkt der Erstellung vornehmen können. AIR bietet die folgenden Funktionalitäten:
- Umfassende Genehmigungsstruktur.
- Informationen aus verschiedenen Quellen zusammen in einer Datenbank: Audio/Video/etc.
- Metadaten zur Verbesserung der Suchzeiten.
- Verknüpfung mit anderen Anwendungen.
- Einfache Zuweisung von Aufbewahrungsfristen.
- Daten intelligent und dynamisch bündeln, um unterschiedliche Erkenntnisse zu gewinnen.
- Prozesse durch Workflows automatisieren.
Dashboard
Auf dem Startbildschirm sehen Sie sofort die relevanten Informationen zu den Dokumenten. Zum Beispiel die Anzahl der hinzugefügten Dokumente oder die Anzahl der Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist überschritten wurde. Wenn Sie auf die farbigen Bereiche klicken, erhalten Sie sofort einen Überblick über diese Dokumente und können Maßnahmen ergreifen.
Archiv durchsuchen
Perspektiven
Beim Öffnen des Archivs sind alle Dokumente in einer Übersicht zu sehen. Durch die Verwendung von Perspektiven ist es einfach, Dokumente z. B. nach Abteilungen oder nach Themen auszuwählen. Diese Perspektiven können pro Benutzer eingestellt werden. Auf diese Weise arbeitet jeder auf seine Weise, mit nur den Dokumenten und Informationen, die er benötigt.
Beispiel: Ein Mitarbeiter der Personalabteilung arbeitet mit einer Auswahl von Personalakten, während der Personalleiter die gesamte Personalakte nutzt. Dies kann auf der Ebene der Rechte und der Dokumentenart eingestellt werden.
Teilen
Nachdem Sie eine Auswahl von Dokumenten getroffen haben, können Sie diese auf sichere Weise weitergeben, ohne eine E-Mail zu verwenden. Dies kann durch die Erstellung einer Sammlung geschehen. Eine Sammlung kann sowohl mit internen als auch mit externen Personen geteilt werden. Bei der Freigabe können Sie ein Start- und Enddatum für die Freigabe angeben und eine persönliche Nachricht anhängen. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zu dem freigegebenen Dokument.
Dokument hochladen
Nach dem Hochladen eines Dokuments ist es möglich, einen Workflow oder eine Aktion zu starten. Beispiel: Beim Hochladen eines Arbeitsvertrags erhält der Manager eine E-Mail, die besagt, dass ein Arbeitsvertrag hochgeladen wurde. Der Workflow kann manuell oder automatisch gestartet werden.
Information
Wenn Sie auf die Informationsschaltfläche neben einem Dokument klicken, sehen Sie eine Vorschau des Dokuments mit allen relevanten Metadaten auf der rechten Seite. Die spezifischen Metadaten sind die Informationen, die nur für dieses Dokument gelten, z. B. der Name und die Mitarbeiternummer eines Mitarbeiters. Die generischen Metadaten werden von der Software automatisch ausgefüllt, z. B. die Aufbewahrungsfrist für das Dokument.
Datenmodell
File plan
Die verschiedenen Dokumente, die in einer Organisation anfallen, werden in einem Aktenplan festgehalten, z.B. pro Dokumentenart oder pro Abteilung. Die Art des Dokuments und der Status des Dokuments bestimmen, wer berechtigt ist, die Dokumente einzusehen. Die archivierten Dokumente können in mehreren Archiven gespeichert werden. So ist es beispielsweise möglich, Dokumente des Verwaltungsrats in einem separaten Archiv abzulegen und alle damit zusammenhängenden Verträge in einem anderen Archiv unterzubringen.
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments kann auf Dokumentenebene angegeben werden. Wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, wird im Dashboard eine Meldung angezeigt und es kann eine Aktion gestartet werden, um das Dokument zu löschen oder die Aufbewahrungsfrist zu verlängern.
Autorisierungen
Nicht jeder ist berechtigt, alle Dokumente einzusehen. Berechtigungen können auf Abteilungs-, Personen- oder Dokumententyp-Ebene festgelegt werden.
Dies ist nur ein Teil der Möglichkeiten, die AIR bietet. Für weitere Funktionalitäten bieten wir Ihnen gerne eine kostenlose Demo an. Bitte fordern Sie diese über Ihren Ansprechpartner bei Archive-IT oder über die Website an.
